Leistungsfeld Technische Dokumentation

Technische Dokumentation im Projektgeschäft: 30 Minuten statt fünf Tage

Jedes Folgeprojekt beginnt in vielen Redaktionen gleich: die Doku des Vorgängerprojekts kopieren, Varianten von Hand abgleichen, Übersetzungen nachziehen. Und das unter Termindruck, denn die Doku ist meist ein Projekt-Meilenstein. Fest steht: Copy-und-Paste ist fehleranfällig und kostet mehr Zeit, als mit modernen Werkzeugen nötig wäre.

Wie die Doku in vielen mittelständischen Maschinenbau-Unternehmen entsteht

Im Projektgeschäft gleichen sich die Projekte oft, sodass die Betriebsanleitung als Kopie aus dem Vorgängerprojekt entsteht.

Wer Dokumente per Kopieren und Anpassen erstellt, erbt mit jedem Projekt die Fehler und Formulierungsvarianten aller Vorgänger. Aus einer Anleitung werden über die Jahre Dutzende fast gleiche Stände: derselbe Warnhinweis in drei Fassungen, dieselbe Baugruppe unter zwei Namen, Übersetzungen auf unterschiedlichem Stand. Jede Korrektur muss an vielen Stellen zugleich nachgezogen werden, und irgendwann weiß niemand mehr sicher, welche Fassung die gültige ist.

Unsere Antwort ist das TrustManual-Framework. Der Grundgedanke: einmalig validiert, beliebig oft reproduziert. Ihre Redaktion teilt die Bestandsdoku mithilfe von Sigma TrustManual in einmalig zu prüfende Textbausteine auf. Danach entsteht jedes Enddokument per Programmcode: Nach dem Befüllen der projektspezifischen Platzhalter setzt das System das Dokument automatisch, auch bei sehr langen Dokumenten sauber gesetzt. Ins Enddokument schreibt KI nie.

Was das in Zahlen bedeutet

Aus fünf Tagen für die Doku eines Folgeprojekts werden 30 Minuten. Unter drei Bedingungen.

Vollständige Dokumentation für ein Folgeprojekt: 30 Minuten statt fünf Tage

Diese Zahl stammt aus unserer eigenen Konstruktionspraxis, nicht aus einer Kundenreferenz. Sie gilt unter drei Bedingungen:

  • Ihr Geschäft ist Projektgeschäft mit wiederkehrenden Baugruppen; das Folgeprojekt ähnelt dem Vorgänger.
  • Die Alt-Dokumentation wurde einmalig in geprüfte Textbausteine zerlegt. Dieser Erstaufwand fällt in der Einführung an, nicht im laufenden Betrieb.
  • Ist jedes Projekt ein Unikat ohne Wiederverwendung, gilt die Rechnung nicht. Das sagen wir Ihnen im Erstgespräch genauso klar.

Nach unserer Kalkulationserfahrung amortisiert sich die Einführung typischerweise nach 4–6 Aufträgen.

Wer macht was?

Die KI arbeitet zu. Die Verantwortung bleibt, wo sie hingehört: bei Ihrer Redaktion.

Was die KI zuarbeitet

Sie unterstützt beim Zerlegen der Vorgänger-Doku in Textbausteine, harmonisiert Varianten desselben Inhalts zu einer Fassung und übersetzt Bausteine in Ihre Zielsprachen. Jeder dieser Schritte geht durch menschlichen Review, kein Baustein wird ungeprüft übernommen.

Was Ihre Redaktion verantwortet

Den Review der Bausteine, die fachliche Freigabe und das Enddokument. Das finale Dokument erzeugt deterministischer Programmcode aus den freigegebenen Bausteinen: gleiche Eingabe, gleiches Dokument, reproduzierbar auf Knopfdruck.

In Abgabedokumenten steht kein KI-generiertes Ergebnis und keine KI-generierte Formulierung. KI baut das Werkzeug – nicht das Ergebnis: Sie hilft beim Aufbau des Baustein-Systems, im ausgelieferten Dokument steckt ausschließlich von Menschen freigegebener Inhalt.

Ihre Redaktion baut ihr eigenes System

Befähigung statt Abhängigkeit: Am Ende beherrscht Ihr Team das System selbst.

Wir liefern kein fertiges Produkt und übernehmen nicht Ihre Doku. Ihre Redaktion baut mit unserer Begleitung ihr eigenes System: in drei Wochen, strukturiert in zehn Terminen, zum Festpreis. Das TrustManual-Framework wird dabei vollständig übereignet, kein Abo, keine Lizenz, kein Lock-in. Und niemand wird wegrationalisiert: Die gewonnene Zeit fließt in Qualität und Projektarbeit, dorthin, wo Ihre Redaktion wirklich gebraucht wird.

Wie der Weg dorthin aussieht (vom kostenfreien Erstgespräch über den Proof of Concept auf Ihrer eigenen Dokumentation bis zur Einführung), zeigt unser Ablauf in fünf Stufen. Und wenn bei Ihnen eher die Berechnung Zeit frisst: Für Auslegungsrechnungen gibt es das Schwester-Framework TrustCalc.

Optionale Erweiterung: Rückmeldungen aus dem Kundenservice

Schlechte Doku kostet keine Doku-Zeit. Sie kostet Zeit im Kundenservice.

Jede Frage, die die Betriebsanleitung nicht beantwortet, wird zu einem Anruf. Der kostet doppelt: Kapazität im Kundenservice und ein Stück Zufriedenheit bei einem Kunden, der sich nicht selbst helfen konnte.

Welche Fragen offen bleiben, erfährt Ihr Kundenservice jeden Tag. Nur kommt diese Information selten in der technischen Redaktion an: Die Rückmeldung läuft über Gespräche, Meetings oder Zuruf. Genau dieser Prozess lässt sich heute automatisieren:

  1. Sammeln, anonymisiert: E-Mail-Korrespondenz, Telefonnotizen, Serviceberichte aus dem Außendienst.
  2. Verdichten: Bei der Redaktion landet ein konkreter Vorschlag, mit Quellenangabe, Häufigkeit und der Stelle in der Betriebsanleitung, zu der er gehört.

Die Redaktion entscheidet. Und für den Kundenservice heißt das: ablegen statt aufbereiten, kaum Mehrarbeit. Welche Datenquellen dafür bei Ihnen taugen und wo die rechtlichen Grenzen liegen, klären wir gern im Erstgespräch.

Wie viel Zeit steckt in Ihrer Doku?

In 30 Minuten klären wir, ob das TrustManual-Framework zu Ihrem Projektgeschäft passt. Und wo KI bei Ihnen (noch) keinen Sinn ergibt, sagen wir Ihnen das genauso klar.

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